Définition du métier

Le chef de projet événementiel s'inscrit dans la stratégie de communication globale de l'entité, de l'entreprise ou de l'institution.

Il gère non seulement la conception, la mise en place et la mesure de « l'événement », mais aussi l'ensemble des moyens et des actions permettant de l'inscrire en cohérence avec les autres actions de communication de l'entreprise.

Compétences

Savoir

• Connaissance de l'entreprise, ses produits / ses métiers, sa culture / son identité, son histoire, ses concurrents
• Compréhension de l'ensemble de la communication (interne, externe, messages, valeurs, visions, ambition)
• Connaissance des stratégies de communication et de l'élaboration de plans de communication
• Connaissance des procédures d'appel d'offres
• Maîtrise des principes généraux du droit de la communication

Savoir Faire

• Maîtriser parfaitement les techniques événementielles
• Avoir une bonne pratique et expérience rédactionnelle
• Avoir une sensibilité à l'ensemble de la communication (interne et externe)
• Savoir travailler en équipe projet
• Avoir une pratique courante des logiciels de bureautique

Savoir Etre

• Organisation
• Capacité de résistance au stress
• Aptitude à l'animation
• Rigueur
• Créativité
• Sens de l'écoute
• Empathie
• Goût pour l'échange
• Bonne compréhension et reformulation des besoins
• Curiosité

Missions

• Le chef de projet événementiel est avant tout à l'écoute de ses clients externes (en agence) ou internes, qui sont alors sa propre hiérarchie ou les autres directions.
• Il préconise la meilleure offre événementielle, ainsi que les outils et moyens pour accompagner cette offre. Il prend en charge la coordination des événements, récurrents ou exceptionnels.
• En charge des contours de l'événement, il peut proposer un plan de communication événementielle prenant en compte l'ensemble des aspects opérationnels de la communication : édition d'invitations, de plaquettes, rédaction d'articles, gestion des bases de données des invités, choix des prestataires internes et externes, choix du lieu...
• Selon son périmètre, il est garant de la cohérence des contenus ou apporte uniquement une prestation logistique et coordonne les différents prestataires externes.
• Il participe à la négociation budgétaire de ses dossiers. Il contribue à élaborer les moyens de mesure de l'impact des événements.

Activités et tâches

Détermine le besoin et préconise

• Identifie et recense le besoin de communication événementielle, à travers notamment l'élaboration d'un questionnement ad hoc
• Préconise et rédige un plan de communication, un budget et un rétro-planning
• Détermine les outils (édition, web, intranet) et les moyens nécessaires (prestataires, salles, traiteurs, animation)

Conçoit et organise l'événement

• Gère la relation avec le(s) public(s) cible(s)
• Participe à la conception et à la mise en forme du contenu (intervenants, présentations, vidéos, musique...)
• Choisit et coordonne les prestataires
• Gère le rétro-planning et le budget
• Supervise les aspects scéniques et techniques
• Organise la sécurité, l'accueil, les transports

Gère les intervenants internes et externes

• Anime les équipes internes et externes impliquées dans le projet
• Met en place un fonctionnement en mode projet
• Gère les interlocuteurs de tous niveaux, de l'agence de communication événementielle à l'orateur extérieur de prestige
• Rédige les cahiers des charges des différents intervenants

Mesure et suit les actions de communication

• Établit des outils de mesure d'impact de l'événement et assure la restitution auprès des prestataires et intervenants
• Élabore et gère des enquêtes quali/quanti
• Analyse les enquêtes et débriefs
• Communique les résultats de cet événement
• Suit et mesure le post-événement

Sources : Le référentiel des métiers de la Communication www.metiersdelacommunication.fr